Prowadzenie magazynu to wbrew pozorom dość skomplikowane zajęcie, wymagające analitycznego myślenia, odpowiedniego zarządzania zasobami oraz pracownikami. Ze względu na to, że większość firm potrzebuje powierzchni magazynowych, osoby dobrze zarządzające procesem są bardzo pożądane w zespole.

Ludzie to podstawa

Oprócz sprawdzonej kadry, która jest podstawą każdej dobrze funkcjonującej firmy, do prawidłowego zarządzania magazynem są niezbędne określone procedury, standardy i wytyczne. Wiele osób o tym zapomina, nie stosując się do wypracowanych przez firmę, obowiązujących zasad. Takie podejście może skutkować różnymi błędami, pomyłkami, a w konsekwencji również generowaniem dodatkowych kosztów oraz utratą zaufania klientów.

Tak istotne jest zatem regularne sprawdzanie i ocena aktualnej sytuacji oraz wdrażanie zmian i optymalizacji. Audyt magazynu jest właśnie odpowiedzią na te problemy. Z założenia ma odpowiadać na pytanie, co można ulepszyć, poprawić lub zmienić, aby cały proces był maksymalnie wydajny i produktywny.

Wewnętrznie czy zewnętrznie?

Audyt magazynu może być przeprowadzony wewnętrznie, jeśli są w firmie osoby, które mogą przygotować tego typu ocenę. Można również skorzystać z usług firm zewnętrznych. To co istotne, audyt magazynu powinien być przeprowadzany regularnie, a nie okazjonalnie.

Zaletą audytu wewnętrznego jest niewątpliwie większa znajomość procesu oraz obszarów, które należałoby zweryfikować. Osoby dedykowane do audytu wiedzą, w których punktach mogą być nieprawidłowości i lepiej potrafią je zdefiniować.

Zaletą audytu zewnętrznego jest przede wszystkim bezstronność. Osoby z firmy z różnych względów mogą pomijać pewne kwestie, które są kluczowe dla prawidłowej oceny. Audyt magazynu realizowany przez osoby niezwiązane z firmą będzie bardziej formalny i strukturyzowany.

Co podlega ocenie?

Audyt magazynu musi brać pod uwagę wszelkie dane, które można ocenić czy ilościowe, czy jakościowe. Dotyczy to całego procesu od przyjęcia zamówienia przez dział sprzedaży czy obsługi klienta, aż do finalnej dostawy i rozliczenia faktury. Proces ten jest bardzo szeroki i w każdym z poszczególnych jego elementów mogą pojawić się niezgodności. Tak ważne jest więc zebranie maksymalnej ilości danych, szczególnie w punktach styku z innymi działami czy komórkami firmy.

Efektem audytu jest raport, wskazujący mocne i słabe strony procesu. Biorąc pod uwagę wyniki audytu, osoby wyznaczone lub kadra zarządzająca, powinny wypracować rozwiązania, które należy wdrożyć, aby naprawić to, co nie funkcjonuje prawidłowo.